Guía de Usuario

1. Primeros Pasos

Bienvenido a Acaluva. Esta guía le ayudará a configurar y utilizar la plataforma de manera efectiva. Le recomendamos seguir el orden establecido para evitar problemas de configuración.

Si aún no ha creado su cuenta, puede hacerlo aquí: Registrar mi cuenta

1.1 Requisitos del Sistema

• Navegador web actualizado (Chrome, Firefox, Safari o Edge)
• Conexión a internet estable
• Correo electrónico institucional para el registro

1.2 Orden de Configuración Recomendado

A continuación se presenta la guía consolidada de Primeros Pasos en el orden recomendado:

1. Configuración inicial del equipo

Complete los datos institucionales y cree la cuenta principal de administrador. Esta cuenta tendrá permisos para configurar la institución y crear usuarios.

2. Cree los usuarios de su institución

Registre los profesores y administradores que utilizarán la plataforma. Asigne roles y permisos adecuados desde el inicio para evitar problemas de acceso.

3. Creación del año y semestre escolar

Todo inicia con un año escolar, el cual puede contener uno o más semestres. Cada semestre, a su vez, puede incluir uno o varios períodos académicos.

• Cree el año académico (ej. "2024-2025") y defina fechas de inicio y fin.
• Agregue los semestres o períodos necesarios (ej. "Primer Semestre", "Segundo Semestre") y vincúlelos al año correspondiente.
• Marque como activo el año y los períodos que se estén utilizando.

4. Registro de materias

Agregue las materias que se impartirán en su institución. Defina horas semanales, créditos y otra información curricular relevante.

5. Creación de grados o niveles

Registre todos los grados o niveles académicos de su colegio (ej. "1° Primaria", "6° Bachillerato").

6. Creación de clases o secciones

Cada grado puede dividirse en grupos o secciones (por ejemplo "1°A", "1°B"). Cree las clases y asigne el grado correspondiente a cada una.

7. Registro de lecciones

Agregue las lecciones que se impartirán en cada clase; esto permitirá llevar correctamente el control de asistencia y planificar evaluaciones.

8. Registro de padres y estudiantes

Se recomienda registrar primero a los padres si decide ingresar la información de forma manual. Esto facilita la correcta asociación de cada estudiante con su respectivo responsable.

9. Configuración de planes y cobros

Cree los planes de cobro y tipos de pago para llevar un seguimiento claro y ordenado de los pagos de los estudiantes (matrícula, pensión, transporte, etc.).

2. Configuración Inicial

2.1 Escalas de Calificación

Ubicación: Académicos → Escalas de Calificación

• Defina los rangos de calificaciones (ejemplo: A: 90-100, B: 80-89)
• Establezca la nota mínima para aprobar
• Configure equivalencias entre valores numéricos y letras
• Si no define una escala de calificación, se utilizará la predeterminada del sistema en base al pais

3. Gestión Académica

3.1 Calendario Académico

Ubicación: Calendario

• El sistema determina automáticamente los días laborales y festivos según la configuración del país
• Puede crear eventos académicos importantes (vacaciones, exámenes, reuniones) en Comunicación para mantener informados a los usuarios

3.2 Proceso de Matrícula

Para matricular un estudiante:

1. Verifique que el estudiante esté registrado en el sistema
2. Registre la matrícula para el período académico actual
3. Genere el cobro de matrícula si corresponde
4. Una vez confirmado el pago, active el estado del estudiante

4. Sistema de Pagos

4.1 Configurar Conceptos de Pago

Ubicación: Pagos → Configuración

• Conceptos: Defina los tipos de cobro por ejemplo: matrícula, pensión, uniformes, transporte
• Montos: Establezca valores por grado o generales
• Frecuencia: Configure si es mensual, bimestral o anual
• Fechas de vencimiento: Defina el día del mes para cada cobro
• Moneda: Seleccione la moneda de operación

4.2 Gestión de Cobros

Una vez configurados los conceptos, el sistema:

• Genera automáticamente los cobros mensuales para cada estudiante activo
• Permite el seguimiento de estados: pendiente, pagado, vencido

4.3 Registrar Pagos

Ubicación: Pagos → Registro de Pagos

• Busque al estudiante por nombre o código
• Seleccione los conceptos a pagar
• Registre el monto recibido y el método de pago
• El sistema actualiza automáticamente el estado de la deuda
• Genera automáticamente los recibos de pago

4.4 Reportes Financieros

Ubicación: Pagos → Reportes

• Reporte de cartera por cobrar
• Listado de estudiantes morosos
• Resumen de ingresos por período
• Estados de cuenta por estudiante

5. Evaluaciones y Calificaciones

5.1 Crear Evaluaciones

Ubicación: Académicos → Evaluaciones

• Seleccione la materia y la clase
• Defina el tipo de evaluación ejemplo: examen, tarea, proyecto, participación
• Establezca el peso porcentual de la evaluación
• Asigne la fecha de aplicación

5.2 Registrar Calificaciones

Una vez creada la evaluación:

• Acceda a la evaluación desde el listado
• Ingrese las calificaciones de cada estudiante
• El sistema calcula automáticamente los promedios según los pesos configurados y la escala de calificación ya configurada
• Puede agregar observaciones individuales si es necesario

5.3 Reportes Académicos

El sistema genera automáticamente:

• Boletines de calificaciones por estudiante
• Reportes de rendimiento por materia
• Análisis comparativo por clase
• Identificación de estudiantes en riesgo académico

5.4 Notificación a Padres

Los padres reciben notificaciones automáticas cuando:

• Se registran nuevas calificaciones
• El rendimiento del estudiante requiere atención
• Se publican boletines de período

6. Roles y Permisos

El sistema maneja diferentes tipos de usuarios con permisos específicos según su función en la institución.

6.1 Director / Administrador

• Acceso completo a todas las funcionalidades
• Gestión de usuarios y asignación de permisos
• Configuración institucional
• Acceso a reportes financieros y académicos
• Supervisión general del sistema

6.2 Coordinador Académico

• Gestión académica completa
• Supervisión de profesores
• Acceso a reportes académicos
• Configuración de grados y materias
• Gestión de comunicaciones

6.3 Profesor

• Acceso únicamente a sus materias asignadas
• Crear y gestionar evaluaciones
• Registrar calificaciones
• Control de asistencia de sus clases
• Comunicación con padres de sus estudiantes

6.4 Personal Administrativo

• Gestión de pagos y cartera
• Registro de estudiantes y padres
• Seguimiento financiero
• Generación de reportes de cartera
• Atención a padres de familia

7. Asistente WOW (Inteligencia Artificial)

Acaluva incluye un asistente de inteligencia artificial llamado WOW, diseñado para facilitar el uso de la plataforma.

7.1 Funcionalidades del Asistente

• Responder preguntas sobre el uso de la plataforma
• Ayudar a encontrar información de estudiantes
• Generar resúmenes de rendimiento académico
• Asistir en la navegación del sistema
• Proporcionar sugerencias basadas en los datos

7.2 Cómo Usar WOW

• Acceda al asistente desde el ícono de chat en la esquina inferior
• Escriba su pregunta o solicitud en lenguaje natural
• El asistente responderá con información relevante del sistema

7.3 Consideraciones Importantes

• Las respuestas del asistente son orientativas y deben verificarse
• No comparta información sensible en las consultas
• Para decisiones críticas, valide la información con las fuentes oficiales del sistema

8. Solución de Problemas Comunes

8.1 No puedo crear estudiantes

Causa probable: No hay grados o períodos académicos configurados.

Solución: Verifique en Académicos que existan grados activos y un año académico vigente con períodos definidos.

8.2 Los padres no pueden ver las calificaciones

Causa probable: El padre no está vinculado correctamente al estudiante.

Solución: Verifique en el perfil del estudiante que el padre esté asignado y que su cuenta esté activa.

8.3 No aparecen los pagos registrados

Causa probable: El pago no se registró en el período correcto.

Solución: Verifique que el pago esté asociado al período académico activo y al estudiante correcto.

8.4 El profesor no ve sus clases asignadas

Causa probable: Las materias no están vinculadas al profesor.

Solución: Verifique en el perfil del profesor que tenga materias asignadas y que las clases tengan esas materias configuradas.

8.5 Las notificaciones no llegan por correo

Causa probable: El correo electrónico está incorrecto o los correos van a spam.

Solución: Verifique que el correo electrónico sea correcto y solicite a los usuarios que revisen su carpeta de spam o agreguen nuestro dominio a contactos de confianza.