Acaluva - School Management System

1. Responsable del Tratamiento de Datos

Empresa: Overrin LLC

Producto: Acaluva - Plataforma de Gestión Educativa

Dirección: [Dirección de Overrin]

Email de Privacidad: privacy@overrin.com

Oficial de Protección de Datos: dpo@overrin.com

2. Qué Datos Recopilamos

👥 Datos de Usuarios (Administradores, Profesores, Personal)

Información de identificación (nombre, cédula, email, teléfono)
Información profesional (rol, materias, departamento)
Credenciales de acceso (email y contraseña hasheada)
Información de sesión y logs de actividad
Comunicaciones dentro de la plataforma

🎓 Datos de Estudiantes (Menores de Edad)

Información personal básica (nombre, fecha de nacimiento, documento)
Información académica (grado, clase, calificaciones, asistencia)
Información médica relevante (alergias, condiciones especiales)
Fotografías (con consentimiento para uso interno)
Historial de comportamiento y disciplina

👨‍👩‍👧‍👦 Datos de Padres/Acudientes

Información de contacto (nombre, email, teléfono, dirección)
Relación con el estudiante (padre, madre, acudiente)
Información financiera (estado de pagos, facturas)
Comunicaciones con la institución
Preferencias de notificación

🏫 Datos Institucionales

Información de la institución (nombre, dirección, contacto)
Estructura académica (grados, materias, calendarios)
Configuraciones del sistema y preferencias
Datos financieros y de facturación
Logs de uso y métricas de rendimiento

🤖 Datos de Interacciones con IA (WOW)

Conversaciones y consultas realizadas al asistente
Respuestas generadas y feedback del usuario
Patrones de uso y preferencias detectadas
Datos agregados para mejora del modelo (anonimizados)
Logs de errores o comportamientos inusuales

3. Base Legal y Consentimiento

⚖️ Fundamentos Legales para el Procesamiento:

Consentimiento: Para datos de menores, requerimos consentimiento explícito de padres/tutores
Contrato: Procesamiento necesario para la prestación del servicio educativo
Interés legítimo: Para mejoras del servicio y análisis agregados
Cumplimiento legal: Para cumplir con regulaciones educativas y fiscales

👶 Protección Especial para Menores:

Requerimos autorización expresa de padres/tutores para menores de 14 años
Para menores entre 14-18 años, requerimos consentimiento del menor Y notificación a padres
Implementamos salvaguardas adicionales para datos de menores
Los menores pueden ejercer sus derechos a través de sus representantes legales

4. Cómo Utilizamos sus Datos

🎯 Fines Principales:

Prestación del servicio educativo
Gestión académica y administrativa
Comunicación institucional
Seguimiento del progreso estudiantil
Facturación y cobros

🔧 Fines Secundarios:

Mejora de la plataforma
Análisis estadísticos agregados
Entrenamiento del asistente de IA
Prevención de fraude y abusos
Cumplimiento de obligaciones legales

🚫 Lo que NO hacemos con sus datos:

Vender datos personales a terceros
Usar datos de menores para publicidad dirigida
Compartir información académica con instituciones no autorizadas
Usar conversaciones con IA para entrenar modelos públicos
Procesar datos fuera de los fines educativos declarados

5. Compartición y Transferencias de Datos

✅ Compartición Autorizada:

Proveedores de servicios: Solo para funciones técnicas esenciales (hosting, email, etc.)
Autoridades competentes: Cuando sea requerido por ley o orden judicial
Instituciones autorizadas: Para transferencias estudiantiles con consentimiento
Padres/tutores: Información académica de sus hijos

🌐 Transferencias Internacionales:

Algunos de nuestros proveedores de servicios pueden estar ubicados fuera de Colombia:

Utilizamos solo proveedores con certificaciones de seguridad reconocidas
Implementamos contratos de transferencia con cláusulas de protección de datos
Minimizamos las transferencias al exterior cuando sea posible
Mantenemos el control y la responsabilidad sobre todos los datos

6. Seguridad y Protección de Datos

🔒 Medidas Técnicas:

Cifrado SSL/TLS en tránsito
Cifrado AES-256 en reposo
Autenticación multifactor opcional
Hashing seguro de contraseñas
Backup automatizado y seguro
Monitoreo de seguridad 24/7

👥 Medidas Organizacionales:

Acceso basado en roles y necesidad
Capacitación regular en privacidad
Acuerdos de confidencialidad
Auditorías de seguridad periódicas
Plan de respuesta a incidentes
Revisiones de acceso trimestrales

🚨 En caso de Brecha de Seguridad:

Notificación a autoridades dentro de 72 horas
Comunicación a usuarios afectados sin demora indebida
Medidas inmediatas para contener y mitigar el incidente
Investigación completa y reporte detallado
Implementación de mejoras para prevenir futuros incidentes

7. Sus Derechos sobre los Datos

✋ Derechos Fundamentales:

Acceso: Conocer qué datos tenemos sobre usted
Rectificación: Corregir datos incorrectos o desactualizados
Eliminación: Solicitar la eliminación de sus datos
Limitación: Restringir ciertos usos de sus datos

Portabilidad: Exportar sus datos en formato estructurado
Oposición: Oponerse a ciertos tipos de procesamiento
No decisiones automatizadas: Revisión humana de decisiones de IA
Retirar consentimiento: En cualquier momento

📧 Cómo Ejercer sus Derechos:

Contacte nuestro equipo de privacidad:

Email: privacy@overrin.com
Tiempo de respuesta: Máximo 15 días hábiles
Verificación: Requerimos verificación de identidad
Sin costo: La primera solicitud por año es gratuita

⚖️ Derecho a Presentar Quejas:

Si no está satisfecho con nuestro manejo de sus datos, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia o la autoridad de protección de datos correspondiente en su jurisdicción.

8. Retención y Eliminación de Datos

⏰ Períodos de Retención:

Datos académicos: 10 años después de graduación (requisito legal)
Datos financieros: 5 años (requisito fiscal)
Datos de usuarios inactivos: 3 años de inactividad
Logs de seguridad: 2 años
Conversaciones con IA: 1 año (para mejoras del servicio)
Datos de marketing: Hasta retirar consentimiento

🗑️ Proceso de Eliminación:

Eliminación segura con certificación de destrucción
Eliminación de backups dentro de 90 días
Notificación a proveedores para eliminación coordinada
Mantenemos logs de eliminación por auditoría
Excepción: datos requeridos por ley se mantienen según normativa

9. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

🍪 Tipos de Cookies que Utilizamos:

Esenciales: Para el funcionamiento básico de la plataforma
Sesión: Para mantener su sesión activa y segura
Preferencias: Para recordar sus configuraciones
Analíticas: Para entender el uso de la plataforma (anonimizadas)
Seguridad: Para detectar y prevenir ataques

⚙️ Control de Cookies:

Puede controlar las cookies a través de:

Configuración de su navegador
Panel de preferencias en la plataforma
Herramientas de privacidad del navegador
Extensiones de bloqueo de cookies

Nota: Deshabilitar cookies esenciales puede afectar la funcionalidad de la plataforma.

10. Cambios a esta Política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política de privacidad para reflejar:

Cambios en nuestros servicios o funcionalidades
Nuevas regulaciones de protección de datos
Mejoras en nuestras prácticas de seguridad
Feedback de usuarios y autoridades

Notificación: Los cambios significativos serán notificados con 30 días de anticipación via email y notificación en la plataforma.

📞 Contacto para Asuntos de Privacidad

¿Preguntas sobre sus datos o esta política?

Oficial de Protección de Datos (DPO)

Email: dpo@overrin.com

Email General: privacy@overrin.com

Respuesta garantizada en máximo 15 días hábiles

Política de Privacidad